Cette formation est proposée sous forme de formation présentielle. En savoir plus

Description

Description

Alors qu'il y a quelques années, il suffisait que le/la secrétaire soit multilingue, qu'il/elle maîtrise les logiciels et qu'il/elle soit l'exécutant de son chef, ces domaines d'activité ont récemment connu une grande évolution.

Aujourd'hui, cette fonction est souvent le pivot de l'entreprise, il faut être capable de gérer des conflits, trouver des solutions, négocier et organiser.

Il n'est pas rare de devoir relever de nouveaux défis, comme par exemple l'achat de matériel technique, le classement et la structuration classer et structurer des documents électroniques ou encore tester des tests de nouveaux programmes informatiques....

Cette formation orientée vers la pratique a été conçue pour outiller les secrétaires et assistants administratifs afin qu’ils répondent aux exigences des entreprises.  

Le programme est axé autour des domaines suivants :

  • Organisation et planification

  • Communication et collaboration en interne

  • Accueil et prise en charge des clients

  • Self-management au quotidien

Objectifs

Au terme de la formation, le participant doit être capable de :

  • Connaitre les fondamentaux de la gestion administrative

  • Exercer le métier d’assistant administratif avec efficacité

  • Connaitre et maitriser des concepts, instruments, démarches, solutions, … à mettre en œuvre dans leur travail quotidien

Programme
Module 1 - Organisation et planification (3.5 jours)

Comprendre l’importance du rôle de secrétaire administratif

  • Comprendre sa fonction / mission d’assistant administratif comme critère de base d’une bonne organisation et planification

Comprendre l’importance d’une organisation de travail efficace et une planification au quotidien

  • Analyser et planifier les tâches

  • Fixer des priorités

  • Fixer des échéances

  • Aller à l’essentiel

Réaliser du classement et de l’archivage des données de manière homogène et structurée

  • Gestion efficace de l’information journalière

  • Réduction de la complexité

  • Choix des méthodes de planification et des outils de travail

  • Structuration du système de classement personnel

Organiser ses journées de travail de manière efficace

  • Les freins dans le quotidien : les voleurs de temps et comment les affronter

    • Efficacité de la pensée : Orientation solutions

    • Maintien de la concentration

    • Coordination des entretiens téléphoniques

    • Savoir dire non dans le respect mutuel

    • Différentes typologies de personnes : comment s’organiser au mieux ?

Comprendre l’importance d’une préparation et d’un suivi administratifs d’une réunion

  • Connaître les critères d’infrastructure pour les différents types de réunions

  • Collecter et assembler les points à l’ordre du jour

  • Rédiger un ordre du jour et un rapport de réunion de service

  • Suivre les échéances dans le cadre d’un plan de mise en pratique

Réaliser des tâches spécifiques facilement grâce à des trucs et astuces

  • Elaboration de présentations pertinentes

  • Utilisation efficace du calendrier électronique

  • Organisation administrative dans les projets (très brièvement et dépendant du public-cible)

  • Mise en place d’un système d’arborescence des documents électroniques

  • Classement et archivage électronique et manuel

  • Récolte des besoins lors d’un achat de matériel technique


Module 2 - Communication et collaboration interne (1 jour)

Connaître les attentes des supérieurs et des collègues en matière de communication et de collaboration

  • Respecter le processus des flux d’information : aller chercher et amener l’information.

Communiquer efficacement avec les collaborateurs internes

  • Structurer ses messages vers une bonne compréhension réciproque

  • Poser des questions, demander et recevoir du feed-back

  • Fixer des délais et savoir les revendiquer

  • Rédiger des mails clairs et compréhensibles

  • Tenir/participer à des briefings et debriefings réguliers

  • Tenir ses promesses


Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone) (2 jours)

Connaitre

  • Les règles fondamentales de l’accueil et la prise en charge

  • L’impact de l’accueil sur l’image de marque de l’entreprise

Adopter un comportement professionnel en direct et au téléphone (entrant et sortant)

  • Développer sa personnalité et sa confiance en soi

  • Accueil professionnel et prise en charge

  • Transmission rapide et efficace de la communication

  • Proposition de solutions ou d’alternatives au client

  • Aide à la fidélisation du client

Apprendre à faire face à des situations difficiles et à élaborer des possibilités d’amélioration

  • Connaître les clefs de la communication assertive pour gérer des situations délicates de communication et des clients difficiles, en permettant de rester maître de soi par exemple :

    • récupération des créances

    • relancement de clients difficiles

    • désamorçage de l’agressivité

Connaître l’usage international (terminologie courante).


Module 4 - Self-management au quotidien (0.5 jour)

Gestion du stress et de la pression

  • Comprendre la signification du stress et du stress en entreprise, ses tenants et aboutissants, ses symptômes

    • Evaluer sa propre sensibilité et réactions au stress 

    • Connaître et savoir utiliser des techniques de gestion du stress et de la récupération de la concentration et de la performance

    • Gérer ses émotions

  • Remises en question régulières de son propre fonctionnement, du fonctionnement de l’organisation (Processus continu d’amélioration)


Module 5 - Coaching individuel (1 heure)

Les dates seront fixées ensemble avec les participants, selon les besoins des participants.


Module 6 - Examen (1 heure)

Test en ligne sur les connaissances acquises au cours du programme.

Public cible

Assistants administratifs, assistants ,de direction, secrétaires, coordinateurs administratifs qui veulent élargir leurs compétences dans le cadre de leur fonction.


Modalités

Support de cours

Pour des raisons de respect de l'environnement veuillez noter qu'aucun support papier ne vous sera fourni lors de votre formation. Votre support de cours peut être téléchargé gratuitement avant le début du cours via notre portail client (télécharger ici le guide du portail client). Vous pourrez ainsi le consulter sur l’écran de votre appareil mobile ou l'imprimer en cas de besoin. Si votre inscription a été effectuée par un responsable formation de votre entreprise veuillez le contacter pour qu'il puisse vous y donner accès ou vous l'envoyer.

Lieu
Chambre de Commerce Luxembourg
7, rue Alcide de Gasperi
L-1615 Luxembourg
Luxembourg
Calculer l'itinéraire

Sessions et horaires

Télécharger le planning (PDF)

  • ven. 17.03.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 31.03.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • jeu. 20.04.2023

    08:30 à 12:00

    3H30

    Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 21.04.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 19.05.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 2 - Communication et collaboration interne

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 02.06.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone)

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 16.06.2023

    08:30 à 16:30

    7H

    Assistant administratif - Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone)

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 07.07.2023

    08:30 à 12:00

    3H30

    Assistant administratif - Module 4 - Self management au quotidien

    Chambre de Commerce Luxembourg

  • ven. 14.07.2023

    08:30 à 09:30

    1H

    Assistant administratif - Examen

    E-learning

  •  à 

    0H

    Assistant administratif - Coaching individuel

    Chambre de Commerce Luxembourg