Devenir Responsable Achats – Parcours certifiant

MODULE 1 - Cartographie des dépenses de l’entreprise et établir une stratégie de réduction des coûts  

La performance des achats repose sur l’anticipation des besoins quantitatifs ainsi que sur leur segmentation qualitative. Établir une cartographie des achats permet d’avoir une vision consolidée des dépenses par segments, fournisseurs ou prescripteurs. Cette démarche opérationnelle constitue un outil essentiel pour améliorer la performance de ses achats. Elle est également un préalable à l’élaboration des politiques et plans d’actions achats.

Objectifs

• Savoir analyser les dépenses par segments d’achats et catégorie
  

• Définir les sources de gains potentiels et les gisements d’économies à réaliser
  

• Intégrer les méthodes et les outils permettant de réaliser une cartographie des achats
  

• Élaborer une cartographie des dépenses achats de son entité et l’exploiter pour définir et mettre en œuvre une politique achats, un plan d’actions et une programmation des achats
  

Contenu

• Quels sont les objectifs d'une cartographie des achats ?
  

• Quelles données collecter : Quoi et auprès de qui ? (services concernés : prescripteurs, utilisateurs, comptabilité...)
  

• Construire un référentiel Achats : nomenclatures et segmentation Achats (fournisseurs, contrats, volumes, tarifs, factures, POs...)
  

• Les entretiens à réaliser pour la collecte des données (volumes, tarifs, processus actuels, contraintes actuels...)
  

• Les étapes clés de l’élaboration d’une cartographie des achats
  

• Quels outils pour réaliser sa cartographie : méthode ABC, Pareto, Matrice achats
  

• Analyser les résultats de la cartographie et identifier les opportunités de réduction des coûts
  

• Différence entre « savings » et «  cost avoidances »
  

• Elaborer une stratégie achats : objectifs quantitatifs et qualitatifs, communication, déploiement
  

• Présenter une cartographie Achats : transformer les données en connaissances et les connaissances en plan d’action.
  

• Mettre en place un plan d’actions achats : définir les priorités, moyens et mise en œuvre opérationnelle
  

• Suivre le plan d'actions : mesure de l'efficacité, corrections à apporter
  

• Capitaliser sur les actions et en tirer les bénéfices
  
  

MODULE 2 - Sourcing Achats (Appel d’Offres) et évaluation des fournisseurs

Toute fonction Achats implique des lancements d’appels d’offres dès lors que le montant de ces achats devient significatif. Et un Appel d’Offres requiert un travail d’équipe consistant à consulter les acteurs internes et externes à l’entreprise, formaliser la documentation et gérer toutes les phases de l’Appel d’Offres, depuis l’expression du besoin jusqu'à la sélection et la gestion du fournisseur.
Cette formation vous propose un panorama complet des phases qui constituent un Appel d’offres. Elle sera agrémentée d’études de cas, de mise en situation et de partages d’expériences.

Objectifs

• Connaître le processus Achats et le vocabulaire lié aux Achats
  

• Mieux appréhender les marchés et la mise en concurrence des fournisseurs
  

• Comprendre les enjeux stratégiques d’un Appel d’Offres
  

• Sécuriser et respecter les phases de procédure de l’Appel d’Offres
  

• Evaluer et sélectionner les fournisseurs
  

Contenu

• Expression du besoin
  

• • Spécifications fonctionnelles
    

  • Consultation et engagement des parties prenantes
    

  • Objectifs Qualité et Coûts
    

• Identification des Fournisseurs
  

• • Les marchés et la concurrence
    

  • Les fournisseurs existants
    

  • Les nouveaux fournisseurs
    

  • Les principes de lancement d‘une RFI (Request for Information)
    

• Appel d’offres / RFP (Request for Proposal)
  

• • Phases de l’AO
    

  • Planning et timing
    

  • Documents et formulaires qui constitue l’AO
    

  • Structure des coûts
    

  • Critères de sélection
    

• Sélection et Négociation
  

• • Matrice d’évaluation (scorecards)
    

  • Les principes de négociation lors d’un AO
    

  • Techniques et phases de sélection
    

• Contrat
  

• • Conditions générales et spécifiques
    

  • Performance, KPI (Key Performance Indicators) et SLA (Service Level Agreement)
    

• Lancement et Suivi
  

• • Déploiement
    

  • SRM (Supplier Relationship Management)
    

  • Reporting
    

  • Amélioration continue
    
    

MODULE 3 - Optimiser la relation Fournisseur et Contract Management (SRM : Supplier Relationship Management)

La qualité de vos produits et prestations dépend de celles de vos fournisseurs et sous-traitants. Une fois évalués et sélectionnés, ils devront être régulièrement suivis et incités à s'engager dans une logique d'amélioration permanente.

Cette formation vous donne les clés pour mesurer et faire progresser la performance de vos sous-traitants et fournisseurs. Elle sera agrémentée d’exercices pratiques, mises en situation et retour d’expériences.

Objectifs

• Intégrer la gestion fournisseurs à la performance achat
  

• Définir des indicateurs de suivis et d'évaluation de la performance
  

• Mettre en place des processus d'assurance qualité
  

• Développer des initiatives conjointes avec le fournisseur et concevoir et gérer une gouvernance et des mécanismes appropriés
  

• Impliquer le fournisseur dans des mécanismes de retour d'information pour développer une compréhension mutuelle
  

• Anticiper la gestion des incidents
  
  

Contenu

• Qu'est-ce que le SRM et le CRM ?
  

• Différencier partenaire stratégique versus contrat-cadre versus ad hoc
  

• Analyser les dépenses, l’historique (contractuel ou informel) et le marché du fournisseur
  

• Développer des initiatives conjointes de coût et de valeur
  

• Devenir un «client de choix»
  

• Comprendre l'équilibre des pouvoirs entre les deux parties et les principaux leviers relationnels
  

• Gérer le contrat et les ressources
  

• Améliorer la performance des fournisseurs : définition d’objectifs et exemples de plans d’amélioration
  

• Formaliser les contrats d’assurance qualité (KPI et SLA)
  

• Négocier et mettre en place des mesures de pénalités nécessaires
  

• Développer un plan de relation fournisseurs (SRM)
  

• Créer de la valeur, revendiquer la valeur et partager la valeur
  

• Gérer les conflits et les litiges
  

• Elaborer un plan d’urgence
  

MODULE 4 - Achats et Conduite de Projet

Cette formation couvre de façon opérationnelle l'ensemble des enjeux, ressources nécessaires et plans d’action à mettre en œuvre lors d’un lancement de projet Achats. L’acheteur se positionne alors comme le chef de projet interne et fera collaborer d’autres fonctions de l’entreprise pour, par exemple, la mise en place d’un nouveau fournisseur multi-site, d’une nouvelle technologie, d’un nouveau process, ou d’une nouvelle politique Achats. Pour mener à bien son projet, l’acheteur devra en effet faire de la gestion de projet et travailler en transverse avec les autres services.

Objectifs 

• Acquérir les concepts et les outils du management de projets
  

• Comprendre le fonctionnement en mode projet et la place des achats dans les projets
  

• Acquérir les méthodes de conduite du changement (enjeux, stratégies, organisations)
  

• Acquérir une vision à 360° de l’entreprise (finance, stratégie, RH...)
  

• Maitriser la boite à outils du chef de projet
  

Contenu

• Les fondamentaux de la gestion de projet
  

• • Définition du projet et du fonctionnement en mode projet
    

  • Les étapes et le cycle de vie d’un projet
    

  • Préparer le management de la demande : faisabilité (SWOT), cadre du projet, cahier des charges
    

  • Boite à outils du Chef de Projet Achats
    

  • Comprendre les différents ‘mouvements’ et langages agiles : Agile, Scrum, Kanban, Lean, Design thinking
    

  • Les partenaires du management des achats de projet : rôle du chef de projet, des acheteurs et des partenaires internes (parties prenantes) et externes (fournisseurs)
    

  • Gestion du temps, des ressources et des risques
    

  • Définir les livrables : produit ou service définitif, résultats attendus
    

• Les phases de gestion de projet
  

• • Initialisation
    

  • Préparation
    

  • Planification
    

  • Pilotage
    

  • Bilan
    

  • Gestion des risques
    

• Conduite du changement
  

• • Comprendre les étapes intrinsèques du changement pour mieux le gérer
    

  • Plan de communication et obtenir l'adhésion des parties prenantes
    

  • Les leviers de transition
    

  • Les best practices de la conduite du changement
    

  • La place du Leadership dans la gestion de projet et du changement
    

  • Le feedback
    

MODULE 5 - Techniques de négociation externe (fournisseurs, prestataires) et interne (parties prenantes)

Négocier est une compétence clé pour les professionnels des achats, des approvisionnements ou de la supply chain. Comment bien préparer la négociation, mieux cerner son fournisseur et son offre, identifier les leviers de négociation, définir des objectifs et une stratégie en cohérence avec ceux de l'entreprise. Et comment utiliser les techniques de base de la négociation pour mieux  négocier avec les parties prenantes au sein de l’entreprise.

Objectifs

• Disséminer les différentes étapes de la négociation afin de mieux la maitriser
  

• Connaître les subtilités et attributs d’un bon négociateur ainsi que les tactiques utilisées en négociation
  

• Comprendre et articuler les intérêts d’une démarche win-win
  

• Savoir négocier de manière fluide avec les fournisseurs ainsi que les parties prenantes de l’entreprise
  

• Savoir gérer émotions, résistances et objections
  

Contenu

• Définir la négociation, son processus et ses challenges
  

• Que négocie-t-on au juste ?
  

• Les différents types de négociation
  

• Anatomie d’une négociation : 1) acteurs, 2) position, 3) négociation, 4) clôture
  

• Les acteurs
  

• • Les spécificités des négociateurs
    

  • Les perceptions et leurs impacts à la table de négociation
    

• La Position
  

• • Comprendre « Intérêts » versus « Positions »
    

  • Différence entre la négociation positionnelle et négociation intégrative (concept win-win)
    

  • Les principes clefs pour éviter la négociation positionnelle
    

• La dynamique de négociation
  

• • Les 5 piliers d’une négociation réussie
    

  • Les techniques d’argumentation
    

  • Science de la persuasion : 6 principes fondamentaux et universels
    

  • Les tactiques utilisées communément en négociation
    

  • Comment gérer la résistance et répondre aux objections
    

  • Gérer ses émotions et les leurs
    

  • Les 10 points à éviter en négociation
    

• Clôturer la négociation
  

• • Le principe de clôture
    

  • Quelques conseils pour conclure efficacement
    

Etude de cas, vidéos et simulations de négociations fournisseurs et parties prenantes.